Tips för webbmöten

Idag när många jobbar hemifrån och som kanske inte är så vana vid det vill jag ge några tips. Dagens fokus är videomöten, oavsett om de sker via Webex, Teams eller Zoom. Principerna är de samma.

  1. Avskärma dig från familjen. När man har arbetsmöten så sitter man inte vid köksbordet eller i soffan där resten av familjen kan springa förbi. Det kan behövas att familjen vet att du har möte, eller om de är för små för att respektera sånt, till och med ett låst rum.
  2. Var ute i god tid, särskilt om du är arrangör. Inget är så irriterande som vänta på andra i möten. Det gäller även webbmöten. Värre är så klart om det är du som arrangerar möten.
  3. Testa tekniken innan viktiga möten. Vilken skärm är det egentligen som visas? Syns dina anteckningar när du kör igång presentationen? Vilken microfon tar upp ljudet? Hur byter man presentatör? Behöver man ändra några inställningar på datorn för att kunna visa kameran?Ja det är bara några frågor som kan uppstå. Har du ett viktigt webbmöte så testa innan mötet.
  4. Använd kameran. Att bara ha telefonkonferens är inte att använda modern teknik. Slå på videokameran som finns på nästan varje dator och telefon. Våga visa vem du är. Det bygger förtroende. Måste du ändå snyta dig eller göra något som du inte vill visa, så stäng tillfälligt, eller skyll på uppkopplingen och tala om att du stänger kameran för att spara bandbredd. Detta gäller inte möten med 10+ deltagare. Då räcker det att den som leder mötet har kameran på.
  5. Kolla din bakgrund. Är det verkligen den röriga bokhyllan du vill visa upp, barskåpet bakom skrivbordet eller den skämtsamma samlingen från senaste resan till Ibiza.
  6. Klä dig för jobb. Även om du jobbar hemma så ska du se professionell ut. Går du inte på jobbet utan skjorta så dyker du inte upp på webbmöten i din gamla T-shirt med “Ikväll får 107 svenskar Gonorre”. Ta på dig en skjorta. Om du sen har mjukisbyxor nertill spelar inte så stor roll, så länge du inte kan tvingas resa dig (tex för att ett barn öppnar dörren).
  7. Mute – jämt när du inte pratar. När man är flera på linjen så blir lite bakgrundsljud från alla till en orkester av störande biljud. Börja mötet med att be alla använda mute-funktionen. Om du inte är i position att be alla om det, så tala om att du kommer att göra det för att inte störa andra. Det kan vara ett sätt att leda som föredöme. Ett tips kan vara att använda telefonens mute-funktion om du ringer in till mötet. Den ä ibland smidigare än webbmötets inbyggda lösning.
  8. Håll mötet kort. Allt över en timme blir påfrestande. När folk måste börja gå på toaletten under mötet är det inte kul längre. Då är det bättre att ta två separata möten.

Utöver ovanstående så gäller som alltid att möten är mest värdefulla när alla vet varför man är där, vad syftet är och vad som ska avhandlas. Ett väl förberett möte är värdefullt. Ett dåligt förberett möte är oftast slöseri med tiden och då är det kanske bättre att ställa in.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

%d bloggare gillar detta: