Hur fungerar modern avtalshantering?

Vet du vad du ska betala varje månad?

Som privatpersoner har vi massor av avtal att hålla koll på. Det gäller att veta när de löper ut, vad de kostar per månad och hur man säger upp dem. Vissa är appar som ska sägas upp via mobilen, andra är avtal som man måste skriva in och säga upp. Några avtal kan man säga upp via mail och en del kontrakt måste man ändra via en webbsida.

Dyrt att inte ha koll på avtalen

Det är dyrt att inte ha koll på avtalen. Jag har personligen kastat många tusenlappar i sjön på grund av detta. Värst var nog när jag missade att säga upp ett bundet banklån som automatiskt förnyades medan vi höll på att sälja huset. Det blev dyrt. Men även små avtal har blivit dyrare än nödvändigt. Streamingtjänster och annat som man bommat någon månad kostar bara någon eller några hundringar – varje gång.

Men även elavtal och liknande som man kanske inte ska säga upp kan det vara värt att ibland se över för att antingen ringa och förhandla om kostnaderna. Comhem är ett praktexempel. Har du inte lång bindningstid kvar, så ring in och tala om att du vill säga upp avtalet. De kommer erbjuda dig en bra deal för de närmaste sex månaderna och sen tillbaks till ordinarie pris, bara du binder dig för en period till.

Mobiloperatörer har ofta likande lösningar. Bind om du tänker ha kvar dem så kan du få extra surf eller nya telefoner på köpet.

För några år sedan tog jag tag i djungeln och redde ut min avtalssituation. Som privatperson är det enkelt. Man kan egentligen ställa upp en tabell i Excel som nedan.

Hur gör företag med sina avtal?

Ett riktigt litet företag kan göra på ungefär samma sätt. Ett Excelark duger alldeles utmärkt. Man kan också lägga automatiska påminnelser i sin Todolista eller Outlook för de viktigaste avtalen så man är helt säker på att aldrig glömma det.

Men när företaget växer så det är flera personer som tecknar avtal så räcker det inte längre. Då krävs en professionell lösning för avtalshantering, som tex Complete Control från House of Control. Det är enkelt uttryckt en databas för alla avtal där de som ska ha tillgång till dem kommer åt dem, men ingen annan. Utöver det ger programmet (och andra moderna lösningar för avtalshantering) också bland annat:

  • Överblick över alla avtal
  • Rapporter för tex budgetering
  • Automatiska påminnelser.
  • Automatisk tolkning av det inskannade avtalet
  • Stöd för olika processer inom företag

Kostnaden för en sån lösning är från några tusenlappar i månaden och det kan vem som helst inse att det är snabbt insparade pengar för ett företag med mer än en person som tecknar avtal.

Jag har koll på mina kontrakt

Numera har jag koll på mina avtal via en lista i Evernote. Där har jag en lista som ser ut ungefär som listan ovan och ofta också själva avtalen. Jag har dock inga påminnelser där. De har jag på de viktigaste avtalen via OmniFocus. Det funkar för mig privat, men skulle jag ha haft ett företag med flera anställda så hade jag definitivt valt en professionell lösning för avtalshantering (contract management) .

Kommentera gärna om du har något att tillägga.

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

%d bloggare gillar detta: