Dags för veckogenomgång

För att man ska ha koll på allt man behöver göra så krävs det att man med jämna mellanrum går igenom allt som man har att göra. Jag gör varje vecka en genomgång av allt, normalt på fredagar, men om jag reser eller av andra skäl inte kan så blir det på lördagar. Så vad ska jag då göra på min veckogenomgång?

Insamling

Först så samlar jag in all information som kan ha blivit liggande någonstans. Det handlar om att tömma plånbok, väskor, jackfickor på kvitton samt gå ett varv i huset och se om frugan eller barnen har lagt någon post eller annan information någonstans där den inte ska vara.

Sen kollar jag kalendern. Vad har jag gjort den senaste veckan? Behöver jag följa upp något som jag kan tänkas ha glömt? Vad händer nästa vecka? Är det något som behöver förberedas? Vilka uppgifter har jag utfört under veckan? Är det något som behöver följas upp eller där det finns fler uppgifter att göra.

Jag kollar också alla mail jag skickat så jag inte glömt att lägga in påminnelser om att jag ska följa upp något. Bara den lilla detaljen har räddat mig många gånger när jag upptäckt att jag inte fått ett godkännande jag väntat på eller något sådant.

Det sista jag gör under insamlingen är att försöka tömma huvudet. Är det några tankar som dyker upp? I så fall kanske det är något att skriva ner.

Bearbetning

När jag samlat in allt så börjar jag bearbeta informationen. Oftast så börjar jag med min fysiska inkorg. Det är där all veckans snigelpost som behöver sparas/åtgärdas och kvitton etc hamnar. Kvitton som ska in i redovisningen lägger jag direkt på sin rätta plats, likaså eventuella originaldokument (kontrakt och liknande som ska arkiveras). Resten börjar jag skanna in. När jag tex skannar in en räkning så betalar jag den oftast på en gång (enligt tvåminutersregeln) men om jag av olika skäl inte kan göra det så lägger jag en bevakning i Omnifocus om att betala den innan förfallodagen. Kvitton bara sparar jag ner i Evernote med en etikett “kvitton-2020” och en rubrik så jag vet vad jag köpt. Det har jag sparat många tusenlappar på. Tex när jag slet ut ett par byxor till en kostym efter bara några gångers användning, eller när ett par nästan två år gamla hörlurar började krångla. Det var bara att plocka fram kvittot och byta.

Sen gör jag likadant med mina digitala inkorgar. Om inte mailboxens inkorg är tom så tömmer jag den. Sen tömmer jag Evernote, mappen “_inbox” på datorn för nedladdningar etc och slutligen Omnifocus så jag har koll på allt.

Organisering

När det är dags för organisering så går jag igenom alla mina uppgifter på to-do-listan. Ibland bockar jag av sånt jag gjort men glömt att markera som avklarat. Ibland stryker jag sånt som inte längre behöver göras. Men det viktigaste är att se så att inget är glömt som jag måste prioritera upp, eller något som fattas.

Lika viktigt är min projektlista. För mig som följer GTD så är projekt allt som kräver mer än en aktivitet för att jag ska uppnå målet. Det betyder att ett samtal kan var ett projekt. Först måste jag söka telefonnumret och sen måste jag ringa. I praktiken blir det sällan så eftersom att söka ett telefonnummer tar mindre än två minuter så är det redan gjort enligt två-minuters-regeln. Men ni förstår iden. Har jag några projekt utan ytterligare aktiviteter att göra?

Ett sånt projekt skulle kunna vara kring sommarsemester 2020. I dagsläget är det inte mycket man kan göra med reseförbud etc. Därför är det projektet pausat på min lista. Men jag måste även se över pausade projekt för att se om något ska väckas till liv igen eller tas bort.

En anledning till att ytterligare aktiviteter saknas är att det ligger ett möte i kalendern och då är det kanske inte mycket mer att göra innan. Men det kan också vara så att jag gjort den senaste aktiviteten kopplad till projektet och nu händer ingenting innan jag definierar nya aktiviteter. Så vad behöver jag göra för att uppnå målet? Jag försöker ha minst en aktivitet för varje aktivt projekt. För utan aktiviteter når jag aldrig projektets mål.

Uppföljning

När jag är klar med att organisera allt så följer jag upp viss information. Jag går igenom alla checklistor – tex den för veckogenomgång eller listan över aktiviteter vid vårstädning, min packlista för resor osv och ser om något ska uppdateras. Jag kollar också min kalendermapp där jag har tex rabattkuponger eller dokument kopplade till sånt som är i kalendern (tex sånt som ska tas med till föräldramöten) och den digitala motsvarigheten där jag tex har alla biljetter för resor, förberedelser för kommande kundmöten etc.

Den kanske viktigaste biten av min uppföljning är “väntar på”. Alla aktiviteter som jag väntar på att någon annan ska utföra, en kund ska vara på ett mail, chefen ska godkänna nåt, frugan ska tala om vad jag får göra, eller tandläkaren ska återkomma med ny tid. Allt sånt följer jag upp. Behöver jag påminna om något? Ska jag söka en annan väg fram (tex maila någons chef och tala om att X inte svarar på min fråga) eller bestämma själv vad jag gör utan frugans tillåtelse. Med den här genomgången är jag säker på att jag inte missar något bara för att jag “trodde” någon annan skulle göra det. Jag kan ta fullt ansvar oavsett om jag lägger ut en uppgift.

Fokus

Gör jag rätt saker? Enda sättet att veta detta är att titta på vad jag vill uppnå? Varför lever jag? Nu menar jag inte att morsan och farsan började pussas och det ena ledde till det andra utan mer, vad är min mening med livet? Kommer mina aktiviteter att skapa bättre förutsättningar för mina barn att klara sig själva den dag jag är död?

Hur stämmer aktiviteterna in med mina ansvarsområden? Jag ska prognostisera försäljningen för nästa kvartal. Är den prognosen jag har lagt in i SalesForce korrekt? Har jag gjort tillräckligt för prospektering denna vecka? Vad är mitt ansvar som husägare? När det gäller att ta hand om bilen? Har jag skött mitt när det gäller att administrera familjen? Oj, kanske hade jag glömt att köpa nya blad till innebandyklubborna men kom på det tack vare att jag gick igenom mina ansvarsområden. Nästa gång jag kolla vilka ärenden jag har att utföra innan jag lämnar hemmet så kommer det att finnas med.

Det här är ungefär hur min veckogenomgång ser ut. Det brukar ta ca 2 timmar men när jag är klar så har jag koll på allt och vet att jag kan ta helg utan att helvetet brakar loss för att jag glömt något. Jag glömmer nämligen inget viktigt som ska göras mer än max till nästa veckogenomgång där fångar jag upp det.

Det finns de som anser att tex mycket av insamling ska vara gjort innan och det är naturligtvis bra om det är så. Andra tycker att man inte behöver följa upp sina mål lika ofta. Var och en gör det som fungerar. För mig är det bra att ha koll på allt en gång i veckan och även om inkorgen i min mail är tom lika ofta som brevlådan utanför dörren (ungefär varje dag så länge jag inte reser) så är det en bra kontroll att ha med, så att man inte glömmer det i stressiga tider när det är svårt att hinna med allt.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.

%d bloggare gillar detta: