Etikettarkiv: Mail

Vems ToDo-lista använder du?

I princip kan vi ägna oss åt tre sorters aktiviteter.

  1. Sånt som vi själva bestämt att vi ska göra.
  2. Sånt som andra (eller omständigheterna) bestämt att vi ska göra.
  3. Bestämma vad vi ska göra.

Jag känner många som använder inkorgen i sitt mailprogram som att-göra-lista. Om mycket av det man ska göra kommer via mailen kan det vara naturligt. Men jag ser flera svagheter med det. Förutom att det kan vara svårt att hitta de viktiga mailen när du har 200 mail som du ständigt öppnar och sedan stänger igen för att göra något annat, så är rubriken på ditt mail sällan formulerat som något du ska göra. Det betyder att du måste varje gång du tittar på rubriken bedöma vilken aktivitet som behöver göras.

Varje sund aktivitet på en ToDo-lista borde innehålla att verb, dvs något att göra:

  • Ring
  • Skriv
  • Hämta
  • Köp
  • Sök
  • Besluta
  • Etc

Det är ju själva grunden för en att-GÖRA-lista, så egentligen är det inte så konstigt. Men ändå är det många som missar det.

En annan sak som jag tror många inte tänkt på är att om de jobbar utifrån vilka mail de får så låter de mailskrivarna diktera vad de ska göra, istället för att själva fundera på vad de vill göra. Vem bestämmer vad du ska göra? Du själv eller den som mailar dig?

Låt de flesta mailen stanna i mailbox

Jag har tidigare skrivit om hur jag använder Evernote som to-do-lista istället för Outlook. Men det betyder inte att man behöver överdriva, vilket jag tex tycker att The Secret Weapon gör. The Secret Weapon är en mycket bra sida och ger många goda tips på hur man kan organisera sin dag. Men kanske är felet att ideerna är fem år gamla och inte har uppdaterats. För de rekommenderar att man ska föra över i princip alla mail till Evernote för att ha all info samlat. Får man inte för många mail så kan det fungera. Men får man 100+ mail om dagen så är det ogörligt.

Jag bedömer mailen jag får utifrån följande kriterium.

  1. Är det ett mail som ska besvaras?
  2. Är det ett mail som leder till aktiviteter i huvudsak utanför mailbox?
  3. Är det information värd att spara?
  4. Är det något annat?

Mail som ska besvaras och där mitt jobb främst handlar om att skriva ihop ett svar, får stanna i mailboxen. Det blir onödigt merjobb att flytta över dem till Evernote.

Mail som kräver uppgifter i huvudsak utanför mailbox, som att tex skapa en rapport, handla något etc vidarebefordrar jag till Evernote och hanterar där.

Information som ska sparas arkiverar jag normalt bara i mailsystemet. Viss nyckelinformation kan jag vidarebefordra till Evernote för att samordna med annan information där.

Det som inte kräver aktiviteter eller är information värd att spara är att betrakta som skräp och det raderar jag.

Istället för att ha inkorgen som todo-lista

Jfysisk inkorgag har testat ett relativt nytt mailprogram, Mailboxapp. Då det är från Dropbox så har jag till och med provat det två gånger för att se om det kan vara något för mig. Jag har konstaterat att det är det inte, även om Dropbox är ett kanonprogram för att dela filer mellan flera datorer, telefoner och surfplattor.

Främsta skälet till att det inte är något för mig är att jag försöker tömma min inkorg istället för att använda den som todo-lista. Men jag tror det är ett jättebra verktyg för de som vill ha inkorgen som todo-lista. Jag vet att ni är många och i så fall så kan det vara värt att prova Mailboxapp. Men jag ska också förklara varför jag inte använder inkorgen som en att-göra-lista.

Olika sorters mail

De mail jag får är av några olika kategorier

  1. De kräver ingen åtgärd och är inte värda att spara.
  2. De kräver ingen åtgärd nu men är värda att spara som referensmaterial.
  3. De kräver ett relativt kort mailsvar.
  4. De kräver ett lite längre mailsvar.
  5. De kräver jobb som görs utanför mailboxen.

Tillhör mailen kategori ett, så är åtgärden självklar. Kasta mailet. Det är inget att spara.

Är mailet av kategori två så flyttar jag den till en mapp som heter ”Archive”. Jag vet att många sorterar mail i olika mappar efter olika kunder eller avsändare. Men jag föredrar att istället tagga mailen. Främsta skälet är att om jag har ett mail som tex beror två kunder så är det svårt att veta vilken mapp jag ska lägga det i. Då taggar jag det med bägge kundernas namn och sedan hamnar det i Arkivet.

Mail som går att besvara snabbt besvarar jag och sedan hanterar jag dem som mail av kategori nummer två.

Mail som kräver ett längre svar, eller ett svar som jag måste leta rätt på eller vidarebefordrar jag det till mitt konto i Evernote som är min todo-lista. På samma sätt gör jag med mail som kräver arbete utanför mailboxen. Om och när jag ska besvara mailet så går det fort att leta rätt på det i arkivet och skriva svaret, bifoga filerna eller helt enkelt kopiera in text från Word eller Pages.

Bättre än att ha inkorgen som att-göra-lista

Fördelarna med mitt arbetssätt är många. Men jag ser framför allt tre stora fördelar. För det första så håller jag inkorgen tom så jag har bättre kontroll. Jag glömmer i princip aldrig ett mail för att det ”försvinner i mängden”.

Jag har en enda todo-lista för allt från vad jag ska handla till de mail jag ska besvara när jag fått svaret jag väntar på av X. Faktum är att jag också har bevakning på att jag väntar på svar från X på samma ställe.

Jag behöver inte öppna samma mail hundra gånger innan jag utfört uppgiften. Det är en stor tidsbesparing och det jag inte behöver ta i direkt ligger etiketterat med till exempel etiketten för ”Senare” i min Evernote. Där tar jag upp det när jag har tid.

Vad går att göra ännu mer effektivt?

Jag har ännu inte bestämt mig för om det är en bra ide att vidarebefordra alla mail som är värda att spara till Evernote för att ha även allt referensmaterial på samma ställe. Har du några idéer eller erfarenheter av detta så får du gärna kommentera.

Det kan ibland bli gränsfall vad som ska besvaras direkt och vad som är värt att vidarebefordra till Evernote för senare hantering. Min grundtanke är att om det går fortare än ett par minuter så är det bättre att svara på direkt, men tar det längre tid så är det värt att spara det till senare. Självklart beror det också på om jag har tid att svara på en gång.