Etikettarkiv: Evernote

Evernote – bäst verktyg för produktivitet?

Vilket verktyg som är bäst för produktivitet kan man naturligtvis diskutera och det beror på vad man har för behov. Men för många måste det bästa verktygen vara Evernote. Jag ska ge några argument.

1) Evernote är som namnet antyder ett program för alla typer av noteringar. Likt Apple Notes kan man skanna eller handskrivna anteckningar direkt in från telefon eller iPad. Jag skannar tex all snigelpost och alla kvitton som är värd att spara. Evernote kan läsa och OCR-tolka handskriven tex liksom innehåll i tex PDF-filer. Men till skillnad från Notes går det också att maila info direkt till Evernote.

2) Många verktyg fungerar på olika plattformar, så även Evernote, och att den även fungerar för Windows gör att den slår ett bra program som Omnifocus. Skulle det ändå vara så att man inte har någon egen dator/telefon i närheten så finns en webb-version att använda sig av.

3) Taggar är en guldfunktion som jag inte hittat motsvarande i andra program och det är därför jag inte kan släppa Evernote. Många program har olika mappsystem för att sortera anteckningar. Men med taggar kan varje anteckning få mer än en märkning. Det går inte att lägga samma anteckning i flera mappar. Därför gör taggarna det så lätt att organisera informationen. Tex kan en uppgift att göra ligga i Anteckningsboken Att-göra (Mappen) men ha märkning ”Prio”, ”Ärenden” och ”Apoteket”, så ska du ut så kan du kolla alla ärenden och se om du kan göra något mer. Du kan alltid kolla vad som har hög prio etc. Detta utan att dela upp det på olika ställen på samma sätt kan till exempel en Case Study från en kund märkas med ”Kund X”, ”användningsområde Y”, ”Case Study” och ligga i Anteckningsboken  ”Marknadsföring”.  På så vis blir det lätt att hitta all information när du behöver den.

Om Evernote är bästa verktyget eller inte? För mig är det det, i alla fall för att ta anteckningar och samla all form av information. För dig? Det beror på vad du behöver.

Lätt sätt att få mera gjort med nästa konkreta åtgärd.

Jag har ägnat en del tid åt att studera vardagseffektivitet, att komma fram till hur man får mer gjort på kortare tid. Några av er vet redan att jag är ett stort fan av Evernote och att jag jobbar med en variant av ”Getting Things Done”.

Ska man bara göra en enda förändring för att få saker och ting att hända så är det att alltid ställa följande fråga:

Vad är nästa konkreta åtgärd? Eller vad är nästa action point?

Genom att alltid fokusera på vad man själv kan göra som nästa steg och att se till att besvara den frågan på ett konkret sätt så kommer man framåt med det mest. Låt mig ta ett exempel.

Hockeysäsongen har börjat och det betyder att det snart är dags att byta däck. Ponera att du kommer på att du behöver köpa nya vinterdäck. Vad är då nästa konkreta åtgärd?Det är en massa saker att ta ställning till innan du är beredd att handla. Vad är du beredd att betala? Behöver du hjälp med finansiering? Vet du vad det är för dimensioner om du ska köpa dem själv? Vet du ens vart du ska köpa dem? Har du en däckverkstad där du byter och förvarar däck eller ska du ta det samtidigt?

I slutänden kanske nästa konkreta åtgärd är att ”googla lämpliga däckalternativ för att få ett hum om priser”, ”att ringa NN som är duktig på bilar och fråga vad hen anser” eller ”att ringa däckverkstaden och be dem komma med ett förslag”. Om det är det sistnämnda kanske du kommer på att du inte ens har numret. Då blir kanske nästa konkreta åtgärd att söka numret till däckverkstaden.

När du väl bestämt dig för det så inser du att det tar bara sekunder att googla det och då kan du lika gärna göra det på en gång. Och när du hittat det så kan du också passa på att ringa om det är öppet.

Genom att bara besluta sig för nästa konkreta åtgärd så blir det mycket lättare att få något gjort och att driva saker framåt. Därför är min rekommendation om du vill bli effektivare och bara vill göra en förändring: Bestäm vilken som är din nästa konkreta åtgärd.

Låt de flesta mailen stanna i mailbox

Jag har tidigare skrivit om hur jag använder Evernote som to-do-lista istället för Outlook. Men det betyder inte att man behöver överdriva, vilket jag tex tycker att The Secret Weapon gör. The Secret Weapon är en mycket bra sida och ger många goda tips på hur man kan organisera sin dag. Men kanske är felet att ideerna är fem år gamla och inte har uppdaterats. För de rekommenderar att man ska föra över i princip alla mail till Evernote för att ha all info samlat. Får man inte för många mail så kan det fungera. Men får man 100+ mail om dagen så är det ogörligt.

Jag bedömer mailen jag får utifrån följande kriterium.

  1. Är det ett mail som ska besvaras?
  2. Är det ett mail som leder till aktiviteter i huvudsak utanför mailbox?
  3. Är det information värd att spara?
  4. Är det något annat?

Mail som ska besvaras och där mitt jobb främst handlar om att skriva ihop ett svar, får stanna i mailboxen. Det blir onödigt merjobb att flytta över dem till Evernote.

Mail som kräver uppgifter i huvudsak utanför mailbox, som att tex skapa en rapport, handla något etc vidarebefordrar jag till Evernote och hanterar där.

Information som ska sparas arkiverar jag normalt bara i mailsystemet. Viss nyckelinformation kan jag vidarebefordra till Evernote för att samordna med annan information där.

Det som inte kräver aktiviteter eller är information värd att spara är att betrakta som skräp och det raderar jag.

Min to-do-lista

att-goraEtiketter i Evernote

Jag har redan förklarat varför jag föredrar att ha Evernote som todo-lista istället för mailboxens inkorg. Alla mina uppgifter att göra lägger jag som en separat anteckning i Evernote. Sedan taggar jag dem med olika attribut. Taggarna försöker svara på de vanliga frågorna:

  • När
  • Var
  • Vem
  • Vad

Alla uppgifter behöver inte ha alla fyra taggarna utan det beror på vilket sammanhang de ska in i.

Uppgiften ”Maila svar om festen på lördag” kan till exempel taggas med ”Mottagarens Namn”, ”@computer”, ”2-Next” och  ”Festen” men ”Köp Alvedon” kan taggas med ”3-Soon”, ”@errands” och ”Apoteket”. Då jag jobbar på både svenska och engelska har jag valt att ha engelska på taggarna för att göra det enhetligt, men det funkar naturligtvis lika bra med svenska.

När

Det här är den enda etikett/tag som måste finnas med på alla uppgifter som ska utföras. De taggar jag använder är:

  • 1-Now
  • 2-Next
  • 3- Soon
  • 4-Later
  • 5-Someday
  • 6-Waiting
  • 7-Calendar

Skälet till att jag börjar med en siffra är att jag ska få dem i rätt ordning. 1-Now är min att-göra-nu-lista. Det är de uppgifter jag ska göra under dagen eller arbetspasset.

2-Next är sånt som jag kan göra, men som inte har högsta prioritet just nu. När jag är färdig med mina ettor så går jag igenom tvåorna igen och väljer ut nya ettor.

3-Soon är sånt som jag ska göra snart, men jag kan eller vill inte göra det än. Det kan vara sånt som har lägre prioritet. Exempel på sånt kan vara en räkning som ska läggas in för betalning. Jag kan göra det nu, men det är långt kvar och då är det kanske smartare att jag väntar in alla räkningarna och gör det samtidigt.

4-Later är uppgifter som jag inte kan eller bör göra än. Det kan handla om att ta ställning till att säga upp ett abonnemang som löper ut om flera månader. Det kanske är dumt att göra det innan jag vet om jag vill fortsätta eller ej.

5-Someday är sådant som jag kanske kommer att göra om jag får tid lust och ork men jag vill inte glömma bort det. Det kan handla om att skriva ett blogginlägg. Jorden går inte under om jag aldrig får lust att göra det.

6-Waiting. Praktexemplet på detta är sånt som jag väntar på att andra ska göra, till exempel ett mail jag skickat och väntar på svar på. Då går en BCC  (osynlig kopia) till Evernote för uppföljning.

7-Calendar. Det här är inte nödvändigtvis uppgifter som ska göras, men det är sånt som är kopplat till ett datum, till exempel en flygbiljett.

Var

Några typiska etiketter för var är @home, @computer, @errands, @phone. Men det kan också vara en fysisk plats som ”Täby Centrum”. Det är nog ganska självklart vad som menas, men syftet kan behöva förklaras. Om jag är ute så kan jag snabbt söka rätt på alla ärenden som har etiketten ”@errands” och passa på att köpa frimärken även om jag egentligen bara gick för att handla mat.

Vem

Här använder jag mig av namnen. Det kan vara min fru och där hamnar till exempel sånt som jag måste prata med henne om, en kollega, kund eller chef. Är ingen annan inblandad så hoppar jag över etiketten.

Vad

Det kan finnas flera olika etiketter för vad. Det kan vara både ”Räkningar”, ”Betala” och ”Hyra” där Betala säger att det ska betalas så när jag sätter mig och betalar räkningar så söker jag på den etiketten. När räkningen väl är betald kan jag ta bort den. Etiketten Räkningar är dock kvar och hjälper mig att hitta alla räkningar från en viss månad i framtiden. Till exempel när det gått ett år och jag tycker det är läge att rensa bort dem.

Tankesättet med de här taggarna kommer från boken Getting Things Done av David Allen. Jag har tidigare berättat om hur jag jobbar med Getting Things Done och mer info om hur man  kopplar ihop Getting Things Done med Evernote beskrivs av The Secret Weapon.

 

Istället för att ha inkorgen som todo-lista

Jfysisk inkorgag har testat ett relativt nytt mailprogram, Mailboxapp. Då det är från Dropbox så har jag till och med provat det två gånger för att se om det kan vara något för mig. Jag har konstaterat att det är det inte, även om Dropbox är ett kanonprogram för att dela filer mellan flera datorer, telefoner och surfplattor.

Främsta skälet till att det inte är något för mig är att jag försöker tömma min inkorg istället för att använda den som todo-lista. Men jag tror det är ett jättebra verktyg för de som vill ha inkorgen som todo-lista. Jag vet att ni är många och i så fall så kan det vara värt att prova Mailboxapp. Men jag ska också förklara varför jag inte använder inkorgen som en att-göra-lista.

Olika sorters mail

De mail jag får är av några olika kategorier

  1. De kräver ingen åtgärd och är inte värda att spara.
  2. De kräver ingen åtgärd nu men är värda att spara som referensmaterial.
  3. De kräver ett relativt kort mailsvar.
  4. De kräver ett lite längre mailsvar.
  5. De kräver jobb som görs utanför mailboxen.

Tillhör mailen kategori ett, så är åtgärden självklar. Kasta mailet. Det är inget att spara.

Är mailet av kategori två så flyttar jag den till en mapp som heter ”Archive”. Jag vet att många sorterar mail i olika mappar efter olika kunder eller avsändare. Men jag föredrar att istället tagga mailen. Främsta skälet är att om jag har ett mail som tex beror två kunder så är det svårt att veta vilken mapp jag ska lägga det i. Då taggar jag det med bägge kundernas namn och sedan hamnar det i Arkivet.

Mail som går att besvara snabbt besvarar jag och sedan hanterar jag dem som mail av kategori nummer två.

Mail som kräver ett längre svar, eller ett svar som jag måste leta rätt på eller vidarebefordrar jag det till mitt konto i Evernote som är min todo-lista. På samma sätt gör jag med mail som kräver arbete utanför mailboxen. Om och när jag ska besvara mailet så går det fort att leta rätt på det i arkivet och skriva svaret, bifoga filerna eller helt enkelt kopiera in text från Word eller Pages.

Bättre än att ha inkorgen som att-göra-lista

Fördelarna med mitt arbetssätt är många. Men jag ser framför allt tre stora fördelar. För det första så håller jag inkorgen tom så jag har bättre kontroll. Jag glömmer i princip aldrig ett mail för att det ”försvinner i mängden”.

Jag har en enda todo-lista för allt från vad jag ska handla till de mail jag ska besvara när jag fått svaret jag väntar på av X. Faktum är att jag också har bevakning på att jag väntar på svar från X på samma ställe.

Jag behöver inte öppna samma mail hundra gånger innan jag utfört uppgiften. Det är en stor tidsbesparing och det jag inte behöver ta i direkt ligger etiketterat med till exempel etiketten för ”Senare” i min Evernote. Där tar jag upp det när jag har tid.

Vad går att göra ännu mer effektivt?

Jag har ännu inte bestämt mig för om det är en bra ide att vidarebefordra alla mail som är värda att spara till Evernote för att ha även allt referensmaterial på samma ställe. Har du några idéer eller erfarenheter av detta så får du gärna kommentera.

Det kan ibland bli gränsfall vad som ska besvaras direkt och vad som är värt att vidarebefordra till Evernote för senare hantering. Min grundtanke är att om det går fortare än ett par minuter så är det bättre att svara på direkt, men tar det längre tid så är det värt att spara det till senare. Självklart beror det också på om jag har tid att svara på en gång.