Låt de flesta mailen stanna i mailbox

Jag har tidigare skrivit om hur jag använder Evernote som to-do-lista istället för Outlook. Men det betyder inte att man behöver överdriva, vilket jag tex tycker att The Secret Weapon gör. The Secret Weapon är en mycket bra sida och ger många goda tips på hur man kan organisera sin dag. Men kanske är felet att ideerna är fem år gamla och inte har uppdaterats. För de rekommenderar att man ska föra över i princip alla mail till Evernote för att ha all info samlat. Får man inte för många mail så kan det fungera. Men får man 100+ mail om dagen så är det ogörligt.

Jag bedömer mailen jag får utifrån följande kriterium.

  1. Är det ett mail som ska besvaras?
  2. Är det ett mail som leder till aktiviteter i huvudsak utanför mailbox?
  3. Är det information värd att spara?
  4. Är det något annat?

Mail som ska besvaras och där mitt jobb främst handlar om att skriva ihop ett svar, får stanna i mailboxen. Det blir onödigt merjobb att flytta över dem till Evernote.

Mail som kräver uppgifter i huvudsak utanför mailbox, som att tex skapa en rapport, handla något etc vidarebefordrar jag till Evernote och hanterar där.

Information som ska sparas arkiverar jag normalt bara i mailsystemet. Viss nyckelinformation kan jag vidarebefordra till Evernote för att samordna med annan information där.

Det som inte kräver aktiviteter eller är information värd att spara är att betrakta som skräp och det raderar jag.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

%d bloggare gillar detta: