Kategoriarkiv: Organisera

Istället för att ha inkorgen som todo-lista

Jfysisk inkorgag har testat ett relativt nytt mailprogram, Mailboxapp. Då det är från Dropbox så har jag till och med provat det två gånger för att se om det kan vara något för mig. Jag har konstaterat att det är det inte, även om Dropbox är ett kanonprogram för att dela filer mellan flera datorer, telefoner och surfplattor.

Främsta skälet till att det inte är något för mig är att jag försöker tömma min inkorg istället för att använda den som todo-lista. Men jag tror det är ett jättebra verktyg för de som vill ha inkorgen som todo-lista. Jag vet att ni är många och i så fall så kan det vara värt att prova Mailboxapp. Men jag ska också förklara varför jag inte använder inkorgen som en att-göra-lista.

Olika sorters mail

De mail jag får är av några olika kategorier

  1. De kräver ingen åtgärd och är inte värda att spara.
  2. De kräver ingen åtgärd nu men är värda att spara som referensmaterial.
  3. De kräver ett relativt kort mailsvar.
  4. De kräver ett lite längre mailsvar.
  5. De kräver jobb som görs utanför mailboxen.

Tillhör mailen kategori ett, så är åtgärden självklar. Kasta mailet. Det är inget att spara.

Är mailet av kategori två så flyttar jag den till en mapp som heter ”Archive”. Jag vet att många sorterar mail i olika mappar efter olika kunder eller avsändare. Men jag föredrar att istället tagga mailen. Främsta skälet är att om jag har ett mail som tex beror två kunder så är det svårt att veta vilken mapp jag ska lägga det i. Då taggar jag det med bägge kundernas namn och sedan hamnar det i Arkivet.

Mail som går att besvara snabbt besvarar jag och sedan hanterar jag dem som mail av kategori nummer två.

Mail som kräver ett längre svar, eller ett svar som jag måste leta rätt på eller vidarebefordrar jag det till mitt konto i Evernote som är min todo-lista. På samma sätt gör jag med mail som kräver arbete utanför mailboxen. Om och när jag ska besvara mailet så går det fort att leta rätt på det i arkivet och skriva svaret, bifoga filerna eller helt enkelt kopiera in text från Word eller Pages.

Bättre än att ha inkorgen som att-göra-lista

Fördelarna med mitt arbetssätt är många. Men jag ser framför allt tre stora fördelar. För det första så håller jag inkorgen tom så jag har bättre kontroll. Jag glömmer i princip aldrig ett mail för att det ”försvinner i mängden”.

Jag har en enda todo-lista för allt från vad jag ska handla till de mail jag ska besvara när jag fått svaret jag väntar på av X. Faktum är att jag också har bevakning på att jag väntar på svar från X på samma ställe.

Jag behöver inte öppna samma mail hundra gånger innan jag utfört uppgiften. Det är en stor tidsbesparing och det jag inte behöver ta i direkt ligger etiketterat med till exempel etiketten för ”Senare” i min Evernote. Där tar jag upp det när jag har tid.

Vad går att göra ännu mer effektivt?

Jag har ännu inte bestämt mig för om det är en bra ide att vidarebefordra alla mail som är värda att spara till Evernote för att ha även allt referensmaterial på samma ställe. Har du några idéer eller erfarenheter av detta så får du gärna kommentera.

Det kan ibland bli gränsfall vad som ska besvaras direkt och vad som är värt att vidarebefordra till Evernote för senare hantering. Min grundtanke är att om det går fortare än ett par minuter så är det bättre att svara på direkt, men tar det längre tid så är det värt att spara det till senare. Självklart beror det också på om jag har tid att svara på en gång.

 

Getting Things Done

getting-things-doneJag tillämpar mycket av tankesätt och tekniker från Getting Things Done. För mig är det ett utmärkt sätt att ha kontroll över vad jag gör och vad jag ska göra. En grundläggande tanke är att samla allt på samma ställe. Sedan ta ställning till vad som behöver göras, vart eller i vilket sammanhang och ungefär hur brådis det är. Sedan när man har en stund över, i Täby Centrum så kan man snabbt plocka upp alla ärenden och avverka allt på ärendelistan vid ett och samma tillfälle.

På samma sätt kan man till exempel märka aktiviteter med ”offline” för sånt som kan göras när man sitter på flyget och kanske inte har fungerande internet. Då kan man beta av de uppgifterna.

En förutsättning för att det ska fungera är att man ser till att använda inkorgen som inkorg och inte som todo-lista. Därför måste man också sätta av tid varje vecka för att tömma alla inkorgar, både fysiska och virtuella.

Jag använder Evernote för att hålla koll på anteckningar och att-göra-lista.

Vidare så försöker jag undvika att spara information på papper genom att skanna in allt och lägga in det i just Evernote. Då har jag en källa för (nästan) all info.

Hur gör du för att vara organiserad och ha koll på vad du har att göra?

För mer info om Getting Things Done så vill jag rekommendera en gammal artikel i Internetworld, men på svenska som ger en bild av hur du kommer igång med Getting Things Done.

Bästa sättet att koppla ihop GTD med Evernote beskrivs av The Secret Weapon.

Men början är så klart att läsa boken Getting Things Done av David Allen som blivit till en Bibel för de som jobbar med ökad effektivitet. Personligen köpte jag den via iTunes så jag alltid har den tillgänglig i mitt virtuella bibliotek.

Vad ska jag använda tiden till?

tidstjuvJag använder idag en del tid till att spela spel på telefonen och att skicka meningslösa statusuppdateringar på Facebook. Jag slösar också en del tid på att läsa rubriker i tidningar. Det handlar om sekunder eller minuter åt gången medan jag väntar på att någon ska svara i telefonen eller har någon minut över på resa och inget som kan användas till att tex skriva på en bok eller något annat produktivt jag kommit på.

Har du någon bra idé? Vad kan jag använda tiden till?