Kategoriarkiv: Organisera

Låt de flesta mailen stanna i mailbox

Jag har tidigare skrivit om hur jag använder Evernote som to-do-lista istället för Outlook. Men det betyder inte att man behöver överdriva, vilket jag tex tycker att The Secret Weapon gör. The Secret Weapon är en mycket bra sida och ger många goda tips på hur man kan organisera sin dag. Men kanske är felet att ideerna är fem år gamla och inte har uppdaterats. För de rekommenderar att man ska föra över i princip alla mail till Evernote för att ha all info samlat. Får man inte för många mail så kan det fungera. Men får man 100+ mail om dagen så är det ogörligt.

Jag bedömer mailen jag får utifrån följande kriterium.

  1. Är det ett mail som ska besvaras?
  2. Är det ett mail som leder till aktiviteter i huvudsak utanför mailbox?
  3. Är det information värd att spara?
  4. Är det något annat?

Mail som ska besvaras och där mitt jobb främst handlar om att skriva ihop ett svar, får stanna i mailboxen. Det blir onödigt merjobb att flytta över dem till Evernote.

Mail som kräver uppgifter i huvudsak utanför mailbox, som att tex skapa en rapport, handla något etc vidarebefordrar jag till Evernote och hanterar där.

Information som ska sparas arkiverar jag normalt bara i mailsystemet. Viss nyckelinformation kan jag vidarebefordra till Evernote för att samordna med annan information där.

Det som inte kräver aktiviteter eller är information värd att spara är att betrakta som skräp och det raderar jag.

Ingen gör skitjobben – utan den tredje vägens ledarskap.

Erfarenheter från EspressoHouse

Jag jobbar ofta hemifrån och då och då tar jag en tur till EspressoHouse i Täby för att få lite miljöombyte. Det är alltid trevlig personal, bra kaffe och skitiga bord. Skitiga bord är också typiska på många restauranger med hög omsättning på folk. Det är lika vanligt som skitiga toaletter på krogarna i Sverige.

Världens smutsigaste toaletter

Jag har länga funderat på varför Sverige ska skämma ut sig med världens smutsigaste toaletter trots att vi är ett rikt land. Jag tänker främst på restauranger, cafeer, flygplatser etc. Men det gäller tydligen också skolorna.

Dålig städningSkitiga gator

Samma sak kan sägas om gatorna. Sanden på våra gator varje vår är inte bara ett hälsoproblem då de leder till stora mängder partiklar, stenskott och annat. Det förfular också samhället och leder till sänkt livskvalitet.

Dagis som inte byter blöjor

Jag har länge vetat att många dagis är dåliga på blöjbyten. Måttet var rågat när jag för några veckor sedan tvingades skälla ut dagiset där vår treåring går för att de inte bytt blöja på honom på hela dagen. Detta utan att det var några män som jobbade på dagis den dagen. Nu har de förbättrat rutinerna så den detaljen är historia.

Men vad har alla de här iakttagelserna gemensamt? Det är de sämsta/skitigaste/tråkigaste jobben som blir eftersatta. Kan det vara så att man känner skitlukten och tänker ”jag går åt ett annat håll och hoppas att någon kollega tar hand om det” eller det är roligare att göra Frapino än att städa bord så jag ser hellre till att vara upptagen med kunder än att torka bord.

Även säljare kan bli bekväma

Samma sak ser jag också på säljsidan. Många säljare som kommit en bit i karriären är urusla på att slita snibb, ringa kalla samtal. Det blir viktigare att skriva om en offert för tredje gången, kolla alla mail eller förbereda ett utskick. Varför? Jo det är det tråkigaste jobbet. Det är säljjobbets ”städa toaletter”.

I många andra länder så har man specialister på varje område. Denne är ansvarig för sina arbetsuppgifter och det finns en chef som följer upp det. Det finns också en backup när den ordinarie är borta. I extremfallen är det som jag en gång upplevde det på McDonalds i Viña Del Mar, en underbar kuststad i Chile. Chefen står och pekar medan två stycken springer runt och torkar borden som chefen pekar på. Det spelar ingen roll om borden är skitiga eller ej.

I Honduras upplevde jag samma sak i kassan på vissa ställen. Extremfallet var när vi skulle flytta och tre man kom för att hjälpa till. Chefen talade om var de skulle lyfta och de andra två bar.

Det är tydligt att Sverige är annorlunda så till vida att vi har ofta en grupp, kafépersonal eller dagispersonal och i princip kan alla i gruppen ersätta varandra. Det leder till att alla på dagis ska vara pedagoger och kunna göra en planering för barnens pedagogiska utveckling. Men också att alla ska kunna ta sin tur vid blöjbytet.  Jag tror bara det är i sverige man kan sätta chefen på diskvecka till exempel.

Fördelar med den svenska modellen

Den stora fördelen med den svenska modellen är att man måste inte sätta hjärnan i viloläge när man kommer till jobbet. Tvärtom måste man ha viss överblick för att klara jobbet. Så de flesta jobben blir roligare. Å andra sidan för den som jobbat 20 år på dagis och skaffat sig en pedagogutbildning så förstår jag om man inte är så road av att byta blöjor. Skulle det kunna finnas en fördel med att ha någon som istället är i början av sin karriär som ansvarar för sånt som att byta blöjor och andra okvalificerade uppgifter och pedagogen leder det pedagogiska arbetet?

Fördelar med ökade skillnader på arbetsplatsen

Dels skulle ansvarstagandet även för de okvalificerade öka. Dels skulle vi sänka trösklarna till arbetsmarknaden. Det blir lättare för såväl invandrare, ungdomar och andra att komma in på arbetsmarknaden. Dels så blir det lättare att utvecklas i jobbet. Man kan komma in på dagis som blöjbytare, få ansvar för på och avklädning och samtidigt studera pedagogik som en kvällskurs. Det vore möjligt om vår arbetsmarknad inte var så fyrkantig.

Den tredje vägens ledarskap

Måste man antingen välja en väldigt hierarkisk modell eller den svenska extremplatta modellen? Det bästa är en tredje vägens ledarskap – varken auktoritär eller extremplatt. Men det svåra är att komma dit.

Lagstiftarnas ansvar

Jag menar att lagstiftarna måste ta bort onödiga regelstyrningar. Istället för att kräva pedagogutbildning för att vara förskolelärare så ska man kräva det för att planera den pedagogiska verksamheten. Då kan förskolorna hitta olika lösningar beroende på hur kompetens och arbetsmarknad ser ut i varje enskilt fall. Likaså inom hemtjänsten. Istället för att kräva att alla som städar hos äldre ska ha vårdutbildning så tala om för vilka sysslor det krävs vilken kompetens. Gör det också möjligt att skaffa den kompetensen bit för bit så att det blir lättare att komplettera sin kompetens via kortare kurser. Då blir det också lättare för arbetsgivaren att ta sitt ansvar att vidareutbilda personalen.

Arbetsgivarnas ansvar

Arbetsgivarna måste ta ansvaret med att vidareutbilda och dokumentera ansvar, uppgifter och se till så att man ger de anställda en chans att växa på jobbet snarare än att bara bytas ut. Det är också viktigt att se till att de som kommer in i okvalificerade och kanske monotona arbetsuppgifter får en möjlighet till utveckling och omväxling i arbetet.

Fackens ansvar

Facken måste acceptera lägre krav på människor som anställs.  Man måste bli bättre på att kräva att minimilöner baseras på uppgifter och faktiskt arbetsinnehåll istället för att bara kräva samma lön och därmed samma uppgifter för alla inom ett avtalsområde. Man måste också acceptera att arbetsgivaren får fatta interimsbeslut om att förändra arbetsuppgifter etc och att de sedan kan formaliseras eller upphävas av beslutsgrupper utan allt för besvärliga processer.

Personalens ansvar

De anställda måste lära sig att inte alla på en arbetsplats gör samma saker eller har samma lön. Alla ska ha en minimilön att leva på men den som gör ett mindre kvalificerat jobb kan ligga på miniminivå och den som är utbildad på en högre nivå. Man måste också vara beredd på att lönen kan sänkas, aldrig under miniminivån men om man har haft ett påslag för en viss uppgift och den uppgiften försvinner så blir det naturligt att påslaget plockas bort.

 

Intresse för task management

För mig är det viktigt att ha koll på vad jag gör, att inte glömma viktiga uppgifter, eller att slösa tid på fel saker. Då jag jobbar med programvara för följa, styra och automatisera bokslutsarbetet kan man möjligen tro att det är ett yrkesmässigt intresse. Men det är äldre än så.

Jag har nog alltid varit intresserad av att organisera och strukturera. Jag minns när jag som barn sorterade böckerna (och jag hade massor) i bokstavsordning. Det behöver man inte göra i dataåldern. Jag bara taggar informationen för att hitta den idag.

Det är så mycket enklare och även om jag jobbar mycket, så är jag mer intresserad av att jobba med rätt saker än att jobba mer. Jag vill jobba med det som leder mig framåt, som får mig att nå mina mål.

Men jag vill också ha lite tid för sånt som är intressant, umgås med familjen, diskutera och utbyta idéer, resa, umgås med vänner och hitta nya lösningar för att förbättra livet. Men då krävs planering av vardagen så att man gör det man ska i rätt tid och inte slösar tid på sånt som inte leder framåt eller dubbelarbetar bara för att man blir avbruten med det man håller på med för ofta.

Min to-do-lista

att-goraEtiketter i Evernote

Jag har redan förklarat varför jag föredrar att ha Evernote som todo-lista istället för mailboxens inkorg. Alla mina uppgifter att göra lägger jag som en separat anteckning i Evernote. Sedan taggar jag dem med olika attribut. Taggarna försöker svara på de vanliga frågorna:

  • När
  • Var
  • Vem
  • Vad

Alla uppgifter behöver inte ha alla fyra taggarna utan det beror på vilket sammanhang de ska in i.

Uppgiften ”Maila svar om festen på lördag” kan till exempel taggas med ”Mottagarens Namn”, ”@computer”, ”2-Next” och  ”Festen” men ”Köp Alvedon” kan taggas med ”3-Soon”, ”@errands” och ”Apoteket”. Då jag jobbar på både svenska och engelska har jag valt att ha engelska på taggarna för att göra det enhetligt, men det funkar naturligtvis lika bra med svenska.

När

Det här är den enda etikett/tag som måste finnas med på alla uppgifter som ska utföras. De taggar jag använder är:

  • 1-Now
  • 2-Next
  • 3- Soon
  • 4-Later
  • 5-Someday
  • 6-Waiting
  • 7-Calendar

Skälet till att jag börjar med en siffra är att jag ska få dem i rätt ordning. 1-Now är min att-göra-nu-lista. Det är de uppgifter jag ska göra under dagen eller arbetspasset.

2-Next är sånt som jag kan göra, men som inte har högsta prioritet just nu. När jag är färdig med mina ettor så går jag igenom tvåorna igen och väljer ut nya ettor.

3-Soon är sånt som jag ska göra snart, men jag kan eller vill inte göra det än. Det kan vara sånt som har lägre prioritet. Exempel på sånt kan vara en räkning som ska läggas in för betalning. Jag kan göra det nu, men det är långt kvar och då är det kanske smartare att jag väntar in alla räkningarna och gör det samtidigt.

4-Later är uppgifter som jag inte kan eller bör göra än. Det kan handla om att ta ställning till att säga upp ett abonnemang som löper ut om flera månader. Det kanske är dumt att göra det innan jag vet om jag vill fortsätta eller ej.

5-Someday är sådant som jag kanske kommer att göra om jag får tid lust och ork men jag vill inte glömma bort det. Det kan handla om att skriva ett blogginlägg. Jorden går inte under om jag aldrig får lust att göra det.

6-Waiting. Praktexemplet på detta är sånt som jag väntar på att andra ska göra, till exempel ett mail jag skickat och väntar på svar på. Då går en BCC  (osynlig kopia) till Evernote för uppföljning.

7-Calendar. Det här är inte nödvändigtvis uppgifter som ska göras, men det är sånt som är kopplat till ett datum, till exempel en flygbiljett.

Var

Några typiska etiketter för var är @home, @computer, @errands, @phone. Men det kan också vara en fysisk plats som ”Täby Centrum”. Det är nog ganska självklart vad som menas, men syftet kan behöva förklaras. Om jag är ute så kan jag snabbt söka rätt på alla ärenden som har etiketten ”@errands” och passa på att köpa frimärken även om jag egentligen bara gick för att handla mat.

Vem

Här använder jag mig av namnen. Det kan vara min fru och där hamnar till exempel sånt som jag måste prata med henne om, en kollega, kund eller chef. Är ingen annan inblandad så hoppar jag över etiketten.

Vad

Det kan finnas flera olika etiketter för vad. Det kan vara både ”Räkningar”, ”Betala” och ”Hyra” där Betala säger att det ska betalas så när jag sätter mig och betalar räkningar så söker jag på den etiketten. När räkningen väl är betald kan jag ta bort den. Etiketten Räkningar är dock kvar och hjälper mig att hitta alla räkningar från en viss månad i framtiden. Till exempel när det gått ett år och jag tycker det är läge att rensa bort dem.

Tankesättet med de här taggarna kommer från boken Getting Things Done av David Allen. Jag har tidigare berättat om hur jag jobbar med Getting Things Done och mer info om hur man  kopplar ihop Getting Things Done med Evernote beskrivs av The Secret Weapon.

 

Istället för att ha inkorgen som todo-lista

Jfysisk inkorgag har testat ett relativt nytt mailprogram, Mailboxapp. Då det är från Dropbox så har jag till och med provat det två gånger för att se om det kan vara något för mig. Jag har konstaterat att det är det inte, även om Dropbox är ett kanonprogram för att dela filer mellan flera datorer, telefoner och surfplattor.

Främsta skälet till att det inte är något för mig är att jag försöker tömma min inkorg istället för att använda den som todo-lista. Men jag tror det är ett jättebra verktyg för de som vill ha inkorgen som todo-lista. Jag vet att ni är många och i så fall så kan det vara värt att prova Mailboxapp. Men jag ska också förklara varför jag inte använder inkorgen som en att-göra-lista.

Olika sorters mail

De mail jag får är av några olika kategorier

  1. De kräver ingen åtgärd och är inte värda att spara.
  2. De kräver ingen åtgärd nu men är värda att spara som referensmaterial.
  3. De kräver ett relativt kort mailsvar.
  4. De kräver ett lite längre mailsvar.
  5. De kräver jobb som görs utanför mailboxen.

Tillhör mailen kategori ett, så är åtgärden självklar. Kasta mailet. Det är inget att spara.

Är mailet av kategori två så flyttar jag den till en mapp som heter ”Archive”. Jag vet att många sorterar mail i olika mappar efter olika kunder eller avsändare. Men jag föredrar att istället tagga mailen. Främsta skälet är att om jag har ett mail som tex beror två kunder så är det svårt att veta vilken mapp jag ska lägga det i. Då taggar jag det med bägge kundernas namn och sedan hamnar det i Arkivet.

Mail som går att besvara snabbt besvarar jag och sedan hanterar jag dem som mail av kategori nummer två.

Mail som kräver ett längre svar, eller ett svar som jag måste leta rätt på eller vidarebefordrar jag det till mitt konto i Evernote som är min todo-lista. På samma sätt gör jag med mail som kräver arbete utanför mailboxen. Om och när jag ska besvara mailet så går det fort att leta rätt på det i arkivet och skriva svaret, bifoga filerna eller helt enkelt kopiera in text från Word eller Pages.

Bättre än att ha inkorgen som att-göra-lista

Fördelarna med mitt arbetssätt är många. Men jag ser framför allt tre stora fördelar. För det första så håller jag inkorgen tom så jag har bättre kontroll. Jag glömmer i princip aldrig ett mail för att det ”försvinner i mängden”.

Jag har en enda todo-lista för allt från vad jag ska handla till de mail jag ska besvara när jag fått svaret jag väntar på av X. Faktum är att jag också har bevakning på att jag väntar på svar från X på samma ställe.

Jag behöver inte öppna samma mail hundra gånger innan jag utfört uppgiften. Det är en stor tidsbesparing och det jag inte behöver ta i direkt ligger etiketterat med till exempel etiketten för ”Senare” i min Evernote. Där tar jag upp det när jag har tid.

Vad går att göra ännu mer effektivt?

Jag har ännu inte bestämt mig för om det är en bra ide att vidarebefordra alla mail som är värda att spara till Evernote för att ha även allt referensmaterial på samma ställe. Har du några idéer eller erfarenheter av detta så får du gärna kommentera.

Det kan ibland bli gränsfall vad som ska besvaras direkt och vad som är värt att vidarebefordra till Evernote för senare hantering. Min grundtanke är att om det går fortare än ett par minuter så är det bättre att svara på direkt, men tar det längre tid så är det värt att spara det till senare. Självklart beror det också på om jag har tid att svara på en gång.