Kategoriarkiv: Organisera

Vems ToDo-lista använder du?

I princip kan vi ägna oss åt tre sorters aktiviteter.

  1. Sånt som vi själva bestämt att vi ska göra.
  2. Sånt som andra (eller omständigheterna) bestämt att vi ska göra.
  3. Bestämma vad vi ska göra.

Jag känner många som använder inkorgen i sitt mailprogram som att-göra-lista. Om mycket av det man ska göra kommer via mailen kan det vara naturligt. Men jag ser flera svagheter med det. Förutom att det kan vara svårt att hitta de viktiga mailen när du har 200 mail som du ständigt öppnar och sedan stänger igen för att göra något annat, så är rubriken på ditt mail sällan formulerat som något du ska göra. Det betyder att du måste varje gång du tittar på rubriken bedöma vilken aktivitet som behöver göras.

Varje sund aktivitet på en ToDo-lista borde innehålla att verb, dvs något att göra:

  • Ring
  • Skriv
  • Hämta
  • Köp
  • Sök
  • Besluta
  • Etc

Det är ju själva grunden för en att-GÖRA-lista, så egentligen är det inte så konstigt. Men ändå är det många som missar det.

En annan sak som jag tror många inte tänkt på är att om de jobbar utifrån vilka mail de får så låter de mailskrivarna diktera vad de ska göra, istället för att själva fundera på vad de vill göra. Vem bestämmer vad du ska göra? Du själv eller den som mailar dig?

Lätt sätt att få mera gjort med nästa konkreta åtgärd.

Jag har ägnat en del tid åt att studera vardagseffektivitet, att komma fram till hur man får mer gjort på kortare tid. Några av er vet redan att jag är ett stort fan av Evernote och att jag jobbar med en variant av ”Getting Things Done”.

Ska man bara göra en enda förändring för att få saker och ting att hända så är det att alltid ställa följande fråga:

Vad är nästa konkreta åtgärd? Eller vad är nästa action point?

Genom att alltid fokusera på vad man själv kan göra som nästa steg och att se till att besvara den frågan på ett konkret sätt så kommer man framåt med det mest. Låt mig ta ett exempel.

Hockeysäsongen har börjat och det betyder att det snart är dags att byta däck. Ponera att du kommer på att du behöver köpa nya vinterdäck. Vad är då nästa konkreta åtgärd?Det är en massa saker att ta ställning till innan du är beredd att handla. Vad är du beredd att betala? Behöver du hjälp med finansiering? Vet du vad det är för dimensioner om du ska köpa dem själv? Vet du ens vart du ska köpa dem? Har du en däckverkstad där du byter och förvarar däck eller ska du ta det samtidigt?

I slutänden kanske nästa konkreta åtgärd är att ”googla lämpliga däckalternativ för att få ett hum om priser”, ”att ringa NN som är duktig på bilar och fråga vad hen anser” eller ”att ringa däckverkstaden och be dem komma med ett förslag”. Om det är det sistnämnda kanske du kommer på att du inte ens har numret. Då blir kanske nästa konkreta åtgärd att söka numret till däckverkstaden.

När du väl bestämt dig för det så inser du att det tar bara sekunder att googla det och då kan du lika gärna göra det på en gång. Och när du hittat det så kan du också passa på att ringa om det är öppet.

Genom att bara besluta sig för nästa konkreta åtgärd så blir det mycket lättare att få något gjort och att driva saker framåt. Därför är min rekommendation om du vill bli effektivare och bara vill göra en förändring: Bestäm vilken som är din nästa konkreta åtgärd.

När vet du tillräckligt?

Information kommer aldrig att vara komplett. Oavsett vad det handlar om så är det omöjligt att ha all information. Det går alltid att fråga ”varför” ett varv till, eller fundera på ytterligare alternativ.

Därför bör en av de första frågor vi ställer oss inför ett beslut eller annan informationsinhämtning vara  ”När vet jag tillräckligt”.  Det kan handla om att prissätta en produkt korrekt, om man ska ta ett jobberbjudande, köpa ett hus etc. Någon gång så måste man fatta beslutet även att man inte vet allt. När vet jag om jag vill ligga med henne eller inte. Om man redan innan har bestämt sig för när man vet tillräckligt så är det lättare att fatta beslutet.

När jag vet om jag kan sälja produkten och de betalar bättre än i dag så tar jag jobbet. Så snart jag har en idé om deras alternativkostnad så sätter jag priset. För mig är huset värt X, får jag det billigare så köper jag det. Luktar hon inte illa när jag får en välkomstkram och om hon verkar sugen så försöker jag komma till.

Med ett sådant tankesätt så blir du en bättre beslutsfattare. Du fattar bättre beslut om du fokuserar på rätt saker. Du sparar tid på att inte söka vidare när du redan har tillräckligt. Men viktigare är att du förlorar inte en massa möjligheter medan du väntar på att få mer information.

Skapa en extra timme varje dag

DN tipsar idag om att kliva upp en timme tidigare för att vinna en timme om dagen. Det är lite väl enkelt även om de också skriver om att stänga av allt som plingar och stör oss, vilket är en bra ide. Jag tror också att det är viktigt att ha kontroll.

Vi ägnar vår tid åt tre saker om vi förenklar bilden lite:

  • Sånt vi själva bestämt oss för att göra
  • Sånt som andra bestämt att vi ska göra
  • Bestämma vad vi ska göra.

Självklart kan man säga att ”bestämma vad vi ska göra” är något som vi själva bestämt. Men poängen är inte att gruppera så få grupper som möjligt utan att gruppera efter vad som betyder något.

Genom att vi lägger lite tid på att bestämma vad vi ska göra så får vi bättre kontroll över vår dag. Då minskar stressen, vi får mer gjort och känner oss mer nöjda med vår prestation när dagen är slut.

Jag använder som bekant Evernote för att hålla reda på vad jag ska göra. Oavsett vilket verktyg du använder så är det viktigt att du litar på att all du behöver göra finns där. Annars går du runt och oroar dig för vad du missar.

Mitt tips för att skapa en extra timme om dagen är att ta kontroll över din dag.

Låt de flesta mailen stanna i mailbox

Jag har tidigare skrivit om hur jag använder Evernote som to-do-lista istället för Outlook. Men det betyder inte att man behöver överdriva, vilket jag tex tycker att The Secret Weapon gör. The Secret Weapon är en mycket bra sida och ger många goda tips på hur man kan organisera sin dag. Men kanske är felet att ideerna är fem år gamla och inte har uppdaterats. För de rekommenderar att man ska föra över i princip alla mail till Evernote för att ha all info samlat. Får man inte för många mail så kan det fungera. Men får man 100+ mail om dagen så är det ogörligt.

Jag bedömer mailen jag får utifrån följande kriterium.

  1. Är det ett mail som ska besvaras?
  2. Är det ett mail som leder till aktiviteter i huvudsak utanför mailbox?
  3. Är det information värd att spara?
  4. Är det något annat?

Mail som ska besvaras och där mitt jobb främst handlar om att skriva ihop ett svar, får stanna i mailboxen. Det blir onödigt merjobb att flytta över dem till Evernote.

Mail som kräver uppgifter i huvudsak utanför mailbox, som att tex skapa en rapport, handla något etc vidarebefordrar jag till Evernote och hanterar där.

Information som ska sparas arkiverar jag normalt bara i mailsystemet. Viss nyckelinformation kan jag vidarebefordra till Evernote för att samordna med annan information där.

Det som inte kräver aktiviteter eller är information värd att spara är att betrakta som skräp och det raderar jag.