Kategoriarkiv: Organisera

Gmail eller Apple mail

Bild från D3images - Freepik.comFör mitt jobb på Infogix använder jag MS Exchange server och det funkar utmärkt att synka mot från alla enheter även om det är lite knöligt med olika gränssnitt i Outlook och mail.

Privat har jag länge kört Gmail men för några månader sedan gick jag över till Apple mail och deras @icloud.com och @me.com för att kunna utnyttja alla fördelar i mailklienten men mest för att det ibland strulade med synkningen emot gmail så utkast kunde mångfaldigas.

Då jag sitter fast i Apples miljö för överskådligt tid med allt från iPhone, iWatch, iPad, Apple, TV, Apple Home Kit och så vidare för hela familjen så finns ju en fördel att använda Apple för kontakter och då också för mail.

Men problemet är att jag har ett femsiffrigt antal mail i Gmail sedan jag började använda den adressen för ca 15 år sedan. Gmail är ett utmärkt mailsystem och har mycket bra sökfunktioner.

Att bara lista för och nackdelar är en sak, men jag vill veta om du har några erfarenheter av liknande problematik. Vad har du valt? Vad ska jag tänka på?

OBS! Jag är inte intresserad av de vanliga ”Apple är dyrt skit”-kommentarerna. utan vill ha innehåll.

Evernote – bäst verktyg för produktivitet?

Vilket verktyg som är bäst för produktivitet kan man naturligtvis diskutera och det beror på vad man har för behov. Men för många måste det bästa verktygen vara Evernote. Jag ska ge några argument.

1) Evernote är som namnet antyder ett program för alla typer av noteringar. Likt Apple Notes kan man skanna eller handskrivna anteckningar direkt in från telefon eller iPad. Jag skannar tex all snigelpost och alla kvitton som är värd att spara. Evernote kan läsa och OCR-tolka handskriven tex liksom innehåll i tex PDF-filer. Men till skillnad från Notes går det också att maila info direkt till Evernote.

2) Många verktyg fungerar på olika plattformar, så även Evernote, och att den även fungerar för Windows gör att den slår ett bra program som Omnifocus. Skulle det ändå vara så att man inte har någon egen dator/telefon i närheten så finns en webb-version att använda sig av.

3) Taggar är en guldfunktion som jag inte hittat motsvarande i andra program och det är därför jag inte kan släppa Evernote. Många program har olika mappsystem för att sortera anteckningar. Men med taggar kan varje anteckning få mer än en märkning. Det går inte att lägga samma anteckning i flera mappar. Därför gör taggarna det så lätt att organisera informationen. Tex kan en uppgift att göra ligga i Anteckningsboken Att-göra (Mappen) men ha märkning ”Prio”, ”Ärenden” och ”Apoteket”, så ska du ut så kan du kolla alla ärenden och se om du kan göra något mer. Du kan alltid kolla vad som har hög prio etc. Detta utan att dela upp det på olika ställen på samma sätt kan till exempel en Case Study från en kund märkas med ”Kund X”, ”användningsområde Y”, ”Case Study” och ligga i Anteckningsboken  ”Marknadsföring”.  På så vis blir det lätt att hitta all information när du behöver den.

Om Evernote är bästa verktyget eller inte? För mig är det det, i alla fall för att ta anteckningar och samla all form av information. För dig? Det beror på vad du behöver.

Vems ToDo-lista använder du?

I princip kan vi ägna oss åt tre sorters aktiviteter.

  1. Sånt som vi själva bestämt att vi ska göra.
  2. Sånt som andra (eller omständigheterna) bestämt att vi ska göra.
  3. Bestämma vad vi ska göra.

Jag känner många som använder inkorgen i sitt mailprogram som att-göra-lista. Om mycket av det man ska göra kommer via mailen kan det vara naturligt. Men jag ser flera svagheter med det. Förutom att det kan vara svårt att hitta de viktiga mailen när du har 200 mail som du ständigt öppnar och sedan stänger igen för att göra något annat, så är rubriken på ditt mail sällan formulerat som något du ska göra. Det betyder att du måste varje gång du tittar på rubriken bedöma vilken aktivitet som behöver göras.

Varje sund aktivitet på en ToDo-lista borde innehålla att verb, dvs något att göra:

  • Ring
  • Skriv
  • Hämta
  • Köp
  • Sök
  • Besluta
  • Etc

Det är ju själva grunden för en att-GÖRA-lista, så egentligen är det inte så konstigt. Men ändå är det många som missar det.

En annan sak som jag tror många inte tänkt på är att om de jobbar utifrån vilka mail de får så låter de mailskrivarna diktera vad de ska göra, istället för att själva fundera på vad de vill göra. Vem bestämmer vad du ska göra? Du själv eller den som mailar dig?

Lätt sätt att få mera gjort med nästa konkreta åtgärd.

Jag har ägnat en del tid åt att studera vardagseffektivitet, att komma fram till hur man får mer gjort på kortare tid. Några av er vet redan att jag är ett stort fan av Evernote och att jag jobbar med en variant av ”Getting Things Done”.

Ska man bara göra en enda förändring för att få saker och ting att hända så är det att alltid ställa följande fråga:

Vad är nästa konkreta åtgärd? Eller vad är nästa action point?

Genom att alltid fokusera på vad man själv kan göra som nästa steg och att se till att besvara den frågan på ett konkret sätt så kommer man framåt med det mest. Låt mig ta ett exempel.

Hockeysäsongen har börjat och det betyder att det snart är dags att byta däck. Ponera att du kommer på att du behöver köpa nya vinterdäck. Vad är då nästa konkreta åtgärd?Det är en massa saker att ta ställning till innan du är beredd att handla. Vad är du beredd att betala? Behöver du hjälp med finansiering? Vet du vad det är för dimensioner om du ska köpa dem själv? Vet du ens vart du ska köpa dem? Har du en däckverkstad där du byter och förvarar däck eller ska du ta det samtidigt?

I slutänden kanske nästa konkreta åtgärd är att ”googla lämpliga däckalternativ för att få ett hum om priser”, ”att ringa NN som är duktig på bilar och fråga vad hen anser” eller ”att ringa däckverkstaden och be dem komma med ett förslag”. Om det är det sistnämnda kanske du kommer på att du inte ens har numret. Då blir kanske nästa konkreta åtgärd att söka numret till däckverkstaden.

När du väl bestämt dig för det så inser du att det tar bara sekunder att googla det och då kan du lika gärna göra det på en gång. Och när du hittat det så kan du också passa på att ringa om det är öppet.

Genom att bara besluta sig för nästa konkreta åtgärd så blir det mycket lättare att få något gjort och att driva saker framåt. Därför är min rekommendation om du vill bli effektivare och bara vill göra en förändring: Bestäm vilken som är din nästa konkreta åtgärd.

När vet du tillräckligt?

Information kommer aldrig att vara komplett. Oavsett vad det handlar om så är det omöjligt att ha all information. Det går alltid att fråga ”varför” ett varv till, eller fundera på ytterligare alternativ.

Därför bör en av de första frågor vi ställer oss inför ett beslut eller annan informationsinhämtning vara  ”När vet jag tillräckligt”.  Det kan handla om att prissätta en produkt korrekt, om man ska ta ett jobberbjudande, köpa ett hus etc. Någon gång så måste man fatta beslutet även att man inte vet allt. När vet jag om jag vill ligga med henne eller inte. Om man redan innan har bestämt sig för när man vet tillräckligt så är det lättare att fatta beslutet.

När jag vet om jag kan sälja produkten och de betalar bättre än i dag så tar jag jobbet. Så snart jag har en idé om deras alternativkostnad så sätter jag priset. För mig är huset värt X, får jag det billigare så köper jag det. Luktar hon inte illa när jag får en välkomstkram och om hon verkar sugen så försöker jag komma till.

Med ett sådant tankesätt så blir du en bättre beslutsfattare. Du fattar bättre beslut om du fokuserar på rätt saker. Du sparar tid på att inte söka vidare när du redan har tillräckligt. Men viktigare är att du förlorar inte en massa möjligheter medan du väntar på att få mer information.