Grunden för framgångsrikt nätverkande

NätverkandeJag har en bakgrund där jag bland annat varit teamledare i ett av BNI:s mest framgångsrika team i Stockholm. Jag har också tjänat miljonbelopp via affärsnätverk online som LinkedIn. Jag har också runt tusentalet vänner på Facebook, vars värde inte går att mäta i monetära termer. Därför tror jag att jag har en del intressanta tips att komma med kring nätverkande.

För det första är det fel att tro att nätverkande bara är för säljare. Det är eller borde i alla fall vara viktigare för den som jobbar med inköp eller rekrytering. Tänk logiskt. En säljare kan vinna en kund och det ger pengar. Men om någon till exempel behöver en advokat eller en läkare så kan kontakten med rätt person vara mer värt än pengar. Många gånger så är kostnaden för en felrekrytering större än ”kostnaden” för en utebliven kund.  Kunderna kan du dessutom ofta hitta på andra platser än genom nätverkande. Därför borde dessa vara minst lika intresserade av nätverkande som säljare.

Dela med dig av ditt kunnande

Nyckeln till att nätverka framgångsrikt är att dela med sig. Inom BNI säger man till och med att ”givers gain” ungefär ”den som ger, får”. Jag är helt övertygad om att det är korrekt. Inte för att det skulle vara någon form av rörelseenergi som kommer tillbaks, men därför att de flesta människor är funtade så att om de får något så vill de gärna ge tillbaks. Men än mer därför att dom du delar med dig av din kunskap, så visar du samtidigt att du är expert. När man sedan behöver någons kunnande så är det logiskt att man vänder sig till en expert. Känner man ingen så frågar man ofta någon i bekantskapskretsen om de kan rekommendera någon. Därför finns det flera skäl till att nätverkande är bra för affärerna, även när man inte försöker att sälja till sina vänner. Du behöver inte sälja. De kommer ändå att köpa av dig om de bara vet vad du kan. De kommer dessutom att sälja in dig hos sina vänner och en bättre ingång är svårt att få.

Min to-do-lista

att-goraEtiketter i Evernote

Jag har redan förklarat varför jag föredrar att ha Evernote som todo-lista istället för mailboxens inkorg. Alla mina uppgifter att göra lägger jag som en separat anteckning i Evernote. Sedan taggar jag dem med olika attribut. Taggarna försöker svara på de vanliga frågorna:

  • När
  • Var
  • Vem
  • Vad

Alla uppgifter behöver inte ha alla fyra taggarna utan det beror på vilket sammanhang de ska in i.

Uppgiften ”Maila svar om festen på lördag” kan till exempel taggas med ”Mottagarens Namn”, ”@computer”, ”2-Next” och  ”Festen” men ”Köp Alvedon” kan taggas med ”3-Soon”, ”@errands” och ”Apoteket”. Då jag jobbar på både svenska och engelska har jag valt att ha engelska på taggarna för att göra det enhetligt, men det funkar naturligtvis lika bra med svenska.

När

Det här är den enda etikett/tag som måste finnas med på alla uppgifter som ska utföras. De taggar jag använder är:

  • 1-Now
  • 2-Next
  • 3- Soon
  • 4-Later
  • 5-Someday
  • 6-Waiting
  • 7-Calendar

Skälet till att jag börjar med en siffra är att jag ska få dem i rätt ordning. 1-Now är min att-göra-nu-lista. Det är de uppgifter jag ska göra under dagen eller arbetspasset.

2-Next är sånt som jag kan göra, men som inte har högsta prioritet just nu. När jag är färdig med mina ettor så går jag igenom tvåorna igen och väljer ut nya ettor.

3-Soon är sånt som jag ska göra snart, men jag kan eller vill inte göra det än. Det kan vara sånt som har lägre prioritet. Exempel på sånt kan vara en räkning som ska läggas in för betalning. Jag kan göra det nu, men det är långt kvar och då är det kanske smartare att jag väntar in alla räkningarna och gör det samtidigt.

4-Later är uppgifter som jag inte kan eller bör göra än. Det kan handla om att ta ställning till att säga upp ett abonnemang som löper ut om flera månader. Det kanske är dumt att göra det innan jag vet om jag vill fortsätta eller ej.

5-Someday är sådant som jag kanske kommer att göra om jag får tid lust och ork men jag vill inte glömma bort det. Det kan handla om att skriva ett blogginlägg. Jorden går inte under om jag aldrig får lust att göra det.

6-Waiting. Praktexemplet på detta är sånt som jag väntar på att andra ska göra, till exempel ett mail jag skickat och väntar på svar på. Då går en BCC  (osynlig kopia) till Evernote för uppföljning.

7-Calendar. Det här är inte nödvändigtvis uppgifter som ska göras, men det är sånt som är kopplat till ett datum, till exempel en flygbiljett.

Var

Några typiska etiketter för var är @home, @computer, @errands, @phone. Men det kan också vara en fysisk plats som ”Täby Centrum”. Det är nog ganska självklart vad som menas, men syftet kan behöva förklaras. Om jag är ute så kan jag snabbt söka rätt på alla ärenden som har etiketten ”@errands” och passa på att köpa frimärken även om jag egentligen bara gick för att handla mat.

Vem

Här använder jag mig av namnen. Det kan vara min fru och där hamnar till exempel sånt som jag måste prata med henne om, en kollega, kund eller chef. Är ingen annan inblandad så hoppar jag över etiketten.

Vad

Det kan finnas flera olika etiketter för vad. Det kan vara både ”Räkningar”, ”Betala” och ”Hyra” där Betala säger att det ska betalas så när jag sätter mig och betalar räkningar så söker jag på den etiketten. När räkningen väl är betald kan jag ta bort den. Etiketten Räkningar är dock kvar och hjälper mig att hitta alla räkningar från en viss månad i framtiden. Till exempel när det gått ett år och jag tycker det är läge att rensa bort dem.

Tankesättet med de här taggarna kommer från boken Getting Things Done av David Allen. Jag har tidigare berättat om hur jag jobbar med Getting Things Done och mer info om hur man  kopplar ihop Getting Things Done med Evernote beskrivs av The Secret Weapon.

 

Istället för att ha inkorgen som todo-lista

Jfysisk inkorgag har testat ett relativt nytt mailprogram, Mailboxapp. Då det är från Dropbox så har jag till och med provat det två gånger för att se om det kan vara något för mig. Jag har konstaterat att det är det inte, även om Dropbox är ett kanonprogram för att dela filer mellan flera datorer, telefoner och surfplattor.

Främsta skälet till att det inte är något för mig är att jag försöker tömma min inkorg istället för att använda den som todo-lista. Men jag tror det är ett jättebra verktyg för de som vill ha inkorgen som todo-lista. Jag vet att ni är många och i så fall så kan det vara värt att prova Mailboxapp. Men jag ska också förklara varför jag inte använder inkorgen som en att-göra-lista.

Olika sorters mail

De mail jag får är av några olika kategorier

  1. De kräver ingen åtgärd och är inte värda att spara.
  2. De kräver ingen åtgärd nu men är värda att spara som referensmaterial.
  3. De kräver ett relativt kort mailsvar.
  4. De kräver ett lite längre mailsvar.
  5. De kräver jobb som görs utanför mailboxen.

Tillhör mailen kategori ett, så är åtgärden självklar. Kasta mailet. Det är inget att spara.

Är mailet av kategori två så flyttar jag den till en mapp som heter ”Archive”. Jag vet att många sorterar mail i olika mappar efter olika kunder eller avsändare. Men jag föredrar att istället tagga mailen. Främsta skälet är att om jag har ett mail som tex beror två kunder så är det svårt att veta vilken mapp jag ska lägga det i. Då taggar jag det med bägge kundernas namn och sedan hamnar det i Arkivet.

Mail som går att besvara snabbt besvarar jag och sedan hanterar jag dem som mail av kategori nummer två.

Mail som kräver ett längre svar, eller ett svar som jag måste leta rätt på eller vidarebefordrar jag det till mitt konto i Evernote som är min todo-lista. På samma sätt gör jag med mail som kräver arbete utanför mailboxen. Om och när jag ska besvara mailet så går det fort att leta rätt på det i arkivet och skriva svaret, bifoga filerna eller helt enkelt kopiera in text från Word eller Pages.

Bättre än att ha inkorgen som att-göra-lista

Fördelarna med mitt arbetssätt är många. Men jag ser framför allt tre stora fördelar. För det första så håller jag inkorgen tom så jag har bättre kontroll. Jag glömmer i princip aldrig ett mail för att det ”försvinner i mängden”.

Jag har en enda todo-lista för allt från vad jag ska handla till de mail jag ska besvara när jag fått svaret jag väntar på av X. Faktum är att jag också har bevakning på att jag väntar på svar från X på samma ställe.

Jag behöver inte öppna samma mail hundra gånger innan jag utfört uppgiften. Det är en stor tidsbesparing och det jag inte behöver ta i direkt ligger etiketterat med till exempel etiketten för ”Senare” i min Evernote. Där tar jag upp det när jag har tid.

Vad går att göra ännu mer effektivt?

Jag har ännu inte bestämt mig för om det är en bra ide att vidarebefordra alla mail som är värda att spara till Evernote för att ha även allt referensmaterial på samma ställe. Har du några idéer eller erfarenheter av detta så får du gärna kommentera.

Det kan ibland bli gränsfall vad som ska besvaras direkt och vad som är värt att vidarebefordra till Evernote för senare hantering. Min grundtanke är att om det går fortare än ett par minuter så är det bättre att svara på direkt, men tar det längre tid så är det värt att spara det till senare. Självklart beror det också på om jag har tid att svara på en gång.

 

Några aspekter på internationell försäljning

När man jobbar med försäljning i en internationell miljö inser man att vi i Sverige i vissa avseenden är udda. Jag ska framför allt peka på två saker i denna artikel.

Extremt konsensusdrivet beslutsfattande.

Man fattar inga beslut om inte alla berörda och gärna några icke berörda också är med på beslutet. Om man inte fått städchefens utlåtande över hur användningen av ett nytt program kan påverka städschemat så skjuter man hellre upp beslutet till nästa möte. För möten är vi duktiga på i Sverige. På nästa möte väcker någon frågan om hur receptionisternas arbete påverkas av kontakten mellan användare och supporten för en ny lösning. Bäst att låta även receptionisten vara med på beslutet så vi skjuter upp det en gång till.

Kanske överdriver jag lite, men bara lite. Vi är extremt konsensusdrivna i Sverige. Fördelen med det är å andra sidan att när ett beslut väl är fattat så är alla beredda och redo att göra sin del så implementeringen kan gå fortare än det skulle göra i andra organisationer. Sluttiden för ett projekt kanske inte förlängs, men beslutet tas i en senare fas.

Utsedd affärspartner

Jag kan inte påminna mig om att jag någonsin hört ett svenskt företag säga något i stil med att er lösning är bäst och vi vill jobba med er. Nu ska vi börja förhandla kontraktet. Däremot har jag hört det vid flera tillfällen från utländska företag. Att få besked om att man är utsedd affärspartner ”Vendor of Choice” är i det närmaste omöjligt i Sverige. Det är också svårt att få underhandsinformation. Allt går den formella vägen och ska vara lika för alla.

Dessa två delar hänger nog ihop. Då allt är konsensusdrivet så vill man inte tala om att jag skulle vilja göra så här, innan man vet med säkerhet att det också kommer att bli så. Då skulle man ju kunna visa en oenighet utåt och i Sverige får ju inte ens politiska partier vara oeniga i småfrågor. Konsensus hyllas som en religion. Att då säga att vi har valt att jobba med er innan kontraktet är påskrivet skulle då vara en enorm förhandlingsmässig nackdel, då det är svårt att utmana det konsensusbeslut som tagits genom att säga att vi  skulle behöva ändra det beslut vi fattade förra gången då vi inte kommer överens om detaljerna i avtalet.

Det är lättare att ändra ett beslut om det är en beslutsfattare som också kan riva upp beslutet.

Genom att förstå hur vi svenskar är annorlunda kan vi också förstå hur det fungerar i många andra kulturer. De flesta är mindre konsensusdrivna än oss i Sverige och också mer redo att ge förhandsbesked och på så vis driva processer snarare stegvis snarare än att det utifrån upplevs som att ingenting händer och sedan ingenting och sedan är beslutet fattat och då är det oåterkalleligt.

Jag påstår inte att det ena är bättre än det andra, men fördelen med olika kulturer och arbetssätt är att man kan lära av varandra. På så vis utvecklas alla – även om det inte finns bara en bästa lösning.

Getting Things Done

getting-things-doneJag tillämpar mycket av tankesätt och tekniker från Getting Things Done. För mig är det ett utmärkt sätt att ha kontroll över vad jag gör och vad jag ska göra. En grundläggande tanke är att samla allt på samma ställe. Sedan ta ställning till vad som behöver göras, vart eller i vilket sammanhang och ungefär hur brådis det är. Sedan när man har en stund över, i Täby Centrum så kan man snabbt plocka upp alla ärenden och avverka allt på ärendelistan vid ett och samma tillfälle.

På samma sätt kan man till exempel märka aktiviteter med ”offline” för sånt som kan göras när man sitter på flyget och kanske inte har fungerande internet. Då kan man beta av de uppgifterna.

En förutsättning för att det ska fungera är att man ser till att använda inkorgen som inkorg och inte som todo-lista. Därför måste man också sätta av tid varje vecka för att tömma alla inkorgar, både fysiska och virtuella.

Jag använder Evernote för att hålla koll på anteckningar och att-göra-lista.

Vidare så försöker jag undvika att spara information på papper genom att skanna in allt och lägga in det i just Evernote. Då har jag en källa för (nästan) all info.

Hur gör du för att vara organiserad och ha koll på vad du har att göra?

För mer info om Getting Things Done så vill jag rekommendera en gammal artikel i Internetworld, men på svenska som ger en bild av hur du kommer igång med Getting Things Done.

Bästa sättet att koppla ihop GTD med Evernote beskrivs av The Secret Weapon.

Men början är så klart att läsa boken Getting Things Done av David Allen som blivit till en Bibel för de som jobbar med ökad effektivitet. Personligen köpte jag den via iTunes så jag alltid har den tillgänglig i mitt virtuella bibliotek.